Elektronische Unterschrift unter Arbeitszeugnissen – Besonderheiten, Vor- und Nachteile der QES

Arbeitszeugnisse sind ohne Unterschrift nicht gültig. Wie aber sieht es aus, wenn das Zeugnis nicht mehr händisch, sondern elektronisch unterzeichnet wurde? Wir erklären, wie eine Qualifizierte Elektronische Signatur funktioniert und welche Vor- und Nachteile sie speziell bei Arbeitszeugnissen haben kann.

Ob Arbeitsverträge oder Zeugnisse, wichtige Dokumente erfordern eine Unterschrift, um Gültigkeit zu haben. Bisher war klar: Unterschrift heißt Papier, Stift und Handschrift. Inzwischen sind wir dem digitalen Zeitalter einen Schritt näher: Bereits seit 2016 können Dokumente elektronisch signiert werden, dank der QES, der Qualifizierten Elektronischen Signatur. Diese ist gleichzusetzen mit der guten alten Unterschrift per Hand – allerdings ist sie nicht ganz so einfach zu erstellen. Seit Jahresbeginn sorgen einige Vereinfachungen dafür, dass künftig wohl immer mehr Unternehmen auf die Nutzung der QES setzen werden. Wir schaffen heute daher einen Überblick über Vor- und Nachteile elektronisch unterzeichneter Arbeitszeugnisse und beantworten einige grundsätzliche Fragen zur Qualifizierten Elektronischen Signatur.

Was bedeutet „Qualifizierte“ Elektronische Signatur?

• Das Q in QES bedeutet, dass es sich hier um die sicherste Form der elektronischen Signatur handelt. Sie ist gleichwertig mit der handschriftlichen Unterschrift.
• Daneben gibt es noch die FES, F für „fortgeschritten“. Sie bietet bereits ein gewisses Maß an Sicherheit, ist aber nicht zu vergleichen mit einer Original-Unterschrift per Hand.
• Dann gibt es noch die EES, E für einfach – sie ist wenig sicher.

Die Wahl der Signaturart hängt vom Sicherheitsbedarf des Dokuments und den rechtlichen Anforderungen ab.

Wie funktioniert die QES?

Für eine Qualifizierte Elektronische Signatur werden drei Bestandteile benötigt: ein qualifiziertes Zertifikat, eine Signaturerstellungseinheit und ein Schlüssel.

• Das Zertifikat wird von einer Zertifizierungsstelle erstellt und bestätigt die Identität des Unterzeichners.
• Die Signaturerstellungseinheit ist eine Soft- oder Hardware, mit die Signatur tatsächlich erstellt wird und die die Nutzung des Schlüssels ermöglicht, etwa ein Token, eine App oder ein Smartcard-Reader.
• Der Schlüssel wiederum ist zweigeteilt: Der private Schlüssel wird zum Signieren verwendet, der öffentliche Schlüssel ist – wie der Name schon sagt – öffentlich und dient der Prüfung und Verifizierung der Signatur.

Wer die QES also nutzen will, muss seine Identität verifizieren, um ein Zertifikat zu erhalten, und kann dann die Signatur erstellen.

Wie sieht so eine elektronische Unterschrift überhaupt aus?

Nicht wie eine handschriftliche Unterschrift – ein eingescanntes Bild einer händischen Signatur ist eindeutig hübscher, allerdings absolut nicht rechtssicher. Elektronische Unterschriften sind grundsätzlich nicht sichtbar, da es sich nicht um Text oder Bild handelt. Sie werden in der Regel aber sichtbar gemacht, etwa mit einem QR-Code, einer Bezeichnung wie „geprüft“ oder Angaben wie Name des Unterzeichners und Datum.

Wie kann die QES verifiziert werden?

Hierfür gibt es spezielle Signaturprüfsoftware. Es gibt aber auch PDF-Programme, die das können, beispielsweise der Adobe Acrobat.

Welche Besonderheiten gibt es bei elektronisch unterzeichneten Arbeitszeugnissen zu beachten?

Zunächst einmal muss der Empfänger des Zeugnisses damit einverstanden sein, dass es elektronisch signiert wird. Außerdem dürfen elektronische Signaturen nicht vor- oder nachdatiert werden. Das Arbeitszeugnis muss also pünktlich am letzten Arbeitstag fertig sein und dann unterschrieben werden.

Welche Vorteile haben elektronisch signierte Arbeitszeugnisse?

• Schnelligkeit: Statt allen Unterzeichnern persönlich ein Blatt Papier vorzulegen, kann das Zeugnis digital verschickt werden. So kann die Erstellung beschleunigt werden.
• Nachhaltigkeit: Der Verzicht auf Papier schont die Ressourcen. Pluspunkt: Für Arbeitnehmer entfällt das lästige Einscannen der Zeugnisse, wenn sie ohnehin bereits digital ausgestellt werden.

Und welche Nachteile?

• Technik: Nicht jedes Unternehmen wird die QES nutzen (wollen). Und natürlich können immer technische Probleme auftreten.
• Flexibilität: Ein Vor- oder Nachdatieren ist nicht möglich. Aus der Praxis wissen wir, dass viele Zeugnisse erst sehr viel später als der eigentliche letzte Arbeitstag fertiggestellt werden.
• Akzeptanz: Die QES ist zwar rechtlich der händischen Unterschrift gleichgestellt. Ob das aber auch jeder Recruiter so sieht, der im Zuge eines Bewerbungsverfahrens ein Zeugnis gegenliest, ist unklar.