Als Unternehmen mit optimierten Bewerbungsprozessen und effizientem Recruiting überzeugen

Die Bewerbung ist die erste Hürde, die es im Bewerbungsprozess zu meistern gilt. Schickt eine interessierte Fach- oder Führungskraft ihre Unterlagen ab, hat das adressierte Unternehmen bereits vieles richtig gemacht: Job ausgeschrieben, Zielgruppe erreicht, Interessent überzeugt. Trotzdem geht es jetzt erst richtig los. Um das Interesse der Bewerber nicht zu verspielen, sind schnelle und effiziente Bewerbungsprozesse essenziell. Worauf es dabei ankommt? Wir haben ein paar wichtige Punkte zusammengefasst.

Schnelle Rückmeldung nach dem Eingang der Bewerbung

Schickt ein Bewerber seine Unterlagen ab und hört danach wochenlang nichts von dem adressierten Unternehmen, entsteht schnell Frust, Desinteresse oder auch einfach eine andere berufliche Möglichkeit – und weg ist der Bewerber. Wir empfehlen daher klar: Bestätigen Sie zeitnah den Erhalt der Bewerbung, am besten innerhalb von 24 Stunden. Eine kurze automatisierte E-Mail reicht schon.

Transparente Kommunikation über Termine und den Stand der Dinge

Später sollten Sie Ihren Bewerbern mit kurzen Zwischenmeldungen signalisieren, dass der Prozess läuft und Sie aktiv an der Kandidatenauswahl dran sind. Schicken Sie nach etwa zwei Wochen ein erstes Update, auch wenn nur darin steht, dass Sie noch in der Vorauswahl stecken und um ein wenig Geduld bitten. Sehr hilfreich für Bewerber ist die transparente Kommunikation der geplanten Vorgehensweise und Termine. Schreiben Sie Ihren potenziellen neuen Mitarbeitenden zum Beispiel, bis wann Sie eine Entscheidung treffen und eine erste Rückmeldung geben werden – selbst eine eher vage formulierte Zeitangabe wie „Ende Juni“ signalisiert Ihren Bewerbern, dass Sie einen Plan haben und bemüht sind, diesen mit den Bewerbern zu teilen. Das zeigt: Sie haben verstanden, dass eine schnelle Rückmeldung erwünscht ist – Sie wissen, wie Ihre Mitarbeitenden ticken und passen sich an. Ein wichtiger Pluspunkt in den Augen vieler Bewerber!

Vorauswahl gut planen und schnell treffen

Natürlich ist die genaue Prüfung der Bewerbungen und Kandidaten wichtig, um das passende Talent zu finden. Gleichzeitig sollte diese Vorauswahl möglichst schnell getroffen werden. Wir empfehlen daher, schon vor der Ausschreibung einer Stelle klar zu definieren, welche Kriterien für Sie wichtig sind, welche Anforderungen entscheidend und welche eher optional sind, und vor allem welche Personen bei der Auswahl involviert sein sollen. Wenn jeder weiß, wer bis wann Rückmeldung geben soll und wer final entscheidet, läuft die Vorauswahl wesentlich zügiger und koordinierter ab.

Vorstellungsgespräche gut vorbereiten und ehrlich führen

Ähnliches gilt für das erste Kennenlerngespräch mit Ihren potenziellen neuen Mitarbeitenden. Klären Sie weit im Voraus, wann und mit wem die Termine stattfinden sollen. Damit stellen Sie sicher, dass auch wirklich die richtigen Personen im Gespräch dabei sind. So geben Sie sowohl Ihrem Unternehmen als auch dem Bewerber die Chance für ein echtes Kennenlernen. Stichwort Kennenlernen: Versprechen Sie im Vorstellungsgespräch nichts, was Sie nicht halten können. Natürlich stellen Sie Ihr Unternehmen so positiv wie möglich dar – bleiben aber dabei trotzdem bei der Wahrheit. Denn Lügen haben bekanntlich kurze Beine. Und so ein Bewerbungsprozess ist zu langwierig und kostspielig, um die angelockten Kandidaten bereits innerhalb kürzester Zeit wieder zu verlieren, weil sie deren Vorstellungen nicht erfüllen.

Nach dem Vorstellungsgespräch zügig in weitere Gespräche starten

Nach dem ersten Kennenlerngespräch sollten Sie Ihren Bewerbern wieder zeitnah eine kurze Rückmeldung geben. Egal ob eine Zwischenstandsmeldung à la „schön, Sie kennengelernt zu haben, wir überlegen noch“, eine wertschätzend formulierte Absage oder die Einladung zum nächsten Gespräch – lassen Sie Ihre Bewerber nicht mehrere Tage lang ahnungslos zappeln! Die weiteren Gespräche sollten Sie dann mit allen Beteiligten inhaltlich gut vorbereiten. Für diese Termine nehmen sich viele Bewerber extra frei, bereiten sich vor, nehmen teilweise lange Anreisen auf sich. Zeigen Sie, dass Ihnen dieser Aufwand bewusst ist, und honorieren Sie ihn, indem Sie die Zeit effizient nutzen. Heißt: Wiederholen Sie nicht die Fragen aus dem ersten Gespräch, sondern steigen Sie tiefer in die Details ein. Lernen Sie den Menschen richtig kennen, der da vor Ihnen sitzt! Und geben Sie auch dem Bewerber die Chance, Sie und Ihr Unternehmen richtig einzuschätzen und kennenzulernen.

Den Traumkandidaten zeitnah einen Arbeitsvertrag zusenden und bis zum Einstieg Kontakt halten

Sie und Ihre Bewerber haben es geschafft, die Wunschkandidaten stehen fest, es kann weitergehen. Auch jetzt ist eine schnelle Vorgehensweise gefragt. Arbeiten Sie also zügig den gemeinsamen Arbeitsvertrag aus. Vergessen Sie außerdem nicht, allen anderen Bewerbern abzusagen – so wertschätzend wie möglich. Sind die Verträge unterschrieben, wird es meistens erst einmal still zwischen Unternehmen und neuem Mitarbeiter, bis der erste Arbeitstag gekommen ist. Auch in dieser Phase können Sie als Unternehmen punkten. Bieten Sie beispielsweise Unterstützung bei der Wohnungssuche an, oder leiten Sie die Einladung zur Weihnachtsfeier bereits weiter (wenn der neue Mitarbeiter dann schon an Bord sein wird). Nehmen Sie mehrere Wochen vor dem ersten Arbeitstag Kontakt auf und klären die Details, wann, wo und wie der neue Mitarbeiter starten soll – und wer von Unternehmensseite aus für ihn zuständig ist. Geben Sie dem neuen Kollegen die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen und sich ordentlich vorzubereiten. So können beide Seiten gut in das neue Arbeitsverhältnis starten.